Een postbakoefening voorbereiden

We krijgen met regelmaat mail van mensen die een postbakoefening willen voorbereiden of oefenen. En dat is begrijpelijk. Je gaat een assessment center doen en daarin wil je het beste van jezelf laten zien: je wilt goed uit het assessment center komen. Daarbij is de kans groot dat je voor het eerst een postbak maakt en dan voelt het goed als jij je hebt voorbereid.  In deze blog helpen wij je op weg met tips voor de postbakoefening.

wat is een postbakoefening

In de meeste postbakken krijg je een echte werksituatie voorgelegd. Bijvoorbeeld de werksituatie van een afdelingsmanager of een teamleider. Dat doen ze door je een groot aantal emails te geven waar je op kunt reageren of waar je iets mee moet doen. Die emails komen uit die werksituatie. En je krijgt doorgaans een uur om alle emails af te handelen. Moderne postbakken: 

  • maak je op een computer
  • maak je op internet
  • maak je op internet
  • worden door computers nagekeken en gescoord.

voorbereiden is het halve werk

Bij veel postbakken krijg je van te voren instructies. Die instructies krijg je voordat je de oefening gaat maken. En vaak krijg ze je ook al thuis toegestuurd. Die instructies zijn veel belangrijker dan je misschien denkt. Het maakt uit of je ze goed gelezen hebt.

  • Lees de instructies goed
  • Lees hoe de bediening werkt
  • Zoek waar je op moet letten: je doelen, je mensen, de tijden.
  • Lees hoeveel tijd je ervoor krijgt.

let op je doelen

In postbakken krijg je vaak doelen mee. Dat zijn de de zaken die je aan het eind van de oefening bereikt moet hebben. In de instructies noemen ze het meestal “doelen”of “doelstellingen”. Na de oefening worden je resultaten op die doelen berekend.

  • Lees de instructies goed door uit te vinden wat je doelen zijn
  • Kijk bij elke email of bericht gelijk of je begrijpt met welk doel ze te maken hebben
  • Zie wat er onbelangrijk is: Wat NIET bij je doelen bereikt. Je zult bijvoorbeeld berichten of emails vinden die met geen van je doelen iets te maken hebben.

let op de tijd

Je krijgt voor een postbakoefening vaak maar een beperkte tijd. De meeste mensen die onze postbakoefening maken zeggen dat ze dat het lastigst vonden: om alles binnen de tijd af te krijgen. Hierbij de volgende tips.

  • Als je de instructies goed hebt gelezen, scheelt dat je in tijd. Dan ben je namelijk tijdens de oefening zelf minder bezig om dingen op te zoeken.
  • Let op de klok: meestal zie je bovenin je scherm een klokje wat aangeeft hoeveel tijd je nog hebt.
  • Kijk naar afzenders en onderwerpen van e-mails die je in het overzicht hebt. Meestal krijg je een overzicht waarin alle emails staan opgesomd. Het helpt als je al weet dat je meerdere e-mails krijgt over hetzelfde onderwerp.
  • Ga NIET eerst alle emails lezen om ze pas daarna af te handelen. Wij zien dat mensen in de tijdproblemen komen . Je kunt beter een email gelijk afhandelen en eventueel later nog eens op terug komen.
  • Gebruik kladpapier om een TIJDLIJN (of tijdbalk) te schetsen. Hierbij schets je voor jezelf een overzicht wat er in die werksituatie gaande is: Wat er gaat gebeuren en wat jij op verschillende tijden moet regelen en gaat regelen.

let op je team (de mensen)

In de instructies krijg je al te lezen wie er in de postbakoefening in je team zitten. Hierbij lees je hun namen, hun functies en waar ze wel of niet goed in zijn. daarbij staat dan soms ook welke werktijden ze hebben. Samen met jou zijn dit zijn de mensen waarmee je het werk moet aanpakken. Bij het nakijken van de postbak wordt er op gelet of je mensen goed hebt ingezet (goed hebt gedelegeerd). Hierbij horen deze tips:

  • Als je de instructies goed hebt gelezen, weet je wie er in het team zitten en wat voor werk ze doen. Door de instructies te lezen heb je de meeste kans dat je de juiste teamleden ergens voor aan het werk zet.
  • Zet IEDEREEN in. Het is belangrijk dat je hele team inzet en niet enkele van je medewerkers. Daarom let je erop of jijzelf en je medewerkers ongeveer even veel werk krijgen.
  • Zet mensen goed in: Let op de functies en taken maar ook op de persoon. Natuurlijk lees je al in de instructies welke taken iemand heeft. maar er staat vaak ook al beschreven vat voor persoon het is: ervaren of niet, zeker van het eigen kunnen, gemakkelijk met mensen en zo voort.
  • Je zet jezelf in voor de zaken die echt belangrijk zijn: zaken die echt niet fout mogen lopen of vragen waar de leidinggevende zelf over moet beslissen.