Wat is een functioneringsgesprek?

1 een functioneringsgesprek is een jaarlijks gesprek

Een functioneringsgesprek is vaak  een jaarlijks gesprek tussen medewerker en leidinggevende. In veel gevallen is het voeren van een functioneringsgesprek een verplichting in de CAO waar de organisatie onder valt. Organisaties waar het functioneringsgesprek onderdeel is van het beleid of van de CAO, laten verslagen van het gesprek vastleggen en opslaan in het personeelsdossier van de medewerker. Vaak hebben organisaties ook zelf beleid en regels ten aanzien van het functioneringsgesprek. Wanneer het gesprek wordt gevoerd kan per organisatie verschillen. Het komt veel voor dat dit aan het eind van het jaar is. Bij veel organisaties is het juist gewoonte om het voor de periodiekmaand te doen. Dat is het moment dat de medewerker in geval van goed functioneren een periodiek extra krijgt. In het algemeen wordt het gezien als een tweezijdig gesprek. Daardoor is het van belang dat beiden onderwerpen inbrengen in het gesprek en deze onderwerpen hebben voorbereid. Letterlijk gaat dit gesprek over het functioneren van de medewerker. Het functioneringsgesprek is één van de gesprekken in de gesprekkencyclus.

2 een functioneringsgesprek gaat over medewerker èn werk

Het gesprek is tweezijdig, het gaat zowel over het de medewerker als over diens werk. In sommige organisaties is een aantal onderwerpen van het functioneringsgesprek voorgeschreven. De meest voorkomende onderwerpen zijn:

  • het functioneren en het presteren
  • de werksituatie
  • de samenwerking in het team
  • de relatie met de leidinggevende
  • persoonlijke ontwikkeling
  • integriteit en nevenwerkzaamheden.

In veel organisaties is het draagvlak voor functioneringsgesprekken gering. De kritiek is vaan dat de gesprekken eenzijdig zijn, dat ze niet motiverend werken en dat er te weinig uitkomt. In dat geval is het functioneringsgesprek nog niet het goede gesprek.

3 de medewerker en het functioneringsgesprek

Om het gesprek beter te maken helpen de volgende zes tips aan de medewerker:

  1. Overweeg welke onderwerpen jij wilt inbrengen in het gesprek
  2. Maak zelf een afspraak voor je volgende gesprek
  3. Bereid je onderwerpen voor
  4. Maak concrete (SMART) afspraken tijdens het gesprek
  5. Doe zelf verslag van het gesprek
  6. Help elkaar herinneren aan de gemaakte afspraken.

Lees verder over het goede gesprek.

4 de leidinggevende en het functioneringsgesprek

Traditioneel heeft de leidinggevende ook de leiding over het gesprek. Dat is precies de reden dat de gesprekken aanvoelen als “verplicht” of “eenzijdig”. Dat gevoel wordt versterkt als  leidinggevende en medewerker heel weinig met elkaar praten. Om van een functioneringsgesprekken juist gelijkwaardige gesprekken te maken helpen de volgende tips:

  1. Zorg dat ook de medewerker het gesprek heeft voorbereid.  Dit kan bijvoorbeeld door de medewerker te vragen om van te voren onderwerpen aan te laten dragen of om de medewerker onderwerpen te laten voorbereiden.
  2. Zorg dat er rust, tijd en ruimte voor het gesprek is. Dat is een rustige plaats om elkaar ongestoord te spreken en een tot anderhalf uur in de agenda’s.
  3. Stel aan het begin van het gesprek samen de “agenda”van het gesprek vast. Dat zijn de onderwerpen om het over te hebben.
  4. Overweeg om de medewerker het verslag van het gesprek te laten schrijven.

5 de beoordeling in het functioneringsgesprek

In sommige organisaties wordt van een leidinggevende ook verwacht dat tijdens het functioneringsgesprek ook het werk en de werkresultaten beoordeeld worden. En dat is ook mogelijk. Tegelijkertijd is een beoordeling ook heel bepalend voor de sfeer van het gesprek. De beste tip is toch vaak om het gesprek te splitsen. Een gesprek over werk en werkresultaten op een ander moment te voeren dan het gesprek over de medewerker en diens ontwikkeling. 

Tips om het gesprek toch goed te doen verlopen:

  1. Zorg dat de oordelen van de leidinggevende al bekend zijn
  2. Vraag de medewerker van te voren om de eigen werkresultaten te vergelijken met de werkafspraken
  3. Werk minder met cijfers maar juist meer in een verdeling tussen goed en aandachtspunten en eventueel: moet beter.
  4. Wees wel altijd duidelijk en direct over de eigen oordelen.

6 het functioneringsgesprek van nu

In veel organisaties oordelen medewerker negatief over functioneringsgesprekken. De meest opgegeven redenen:

  • Het is te eenzijdig
  • Het ontbreekt aan inhoud
  • Het is te weinig, te zelden.

Om die reden zijn veel organisaties de functioeringsgesprekken gaan vernieuwen:

  1. Het aantal gesprekken wordt verhoogd naar vier of meer
  2. De verantwoordelijkheid voor de gesprekken wordt meer bij de medewerker neergelegd
  3. De inhoud van de gesprekken wordt meer algemeen omschreven terwijl de inhoud ervan aan medewerker en leidinggevende wordt overgelaten.

Voorbeeld: een gemeente met 1500 medewerkers. Hier is slechts  voorgeschreven dat er:

            • minstens vier gesprekken per jaar zijn
            • minstens een gesprek over werk resultaten gaat
            • minstens een gesprek over de ontwikkeling van de medewerker
            • medewerker en leidinggevende daarvan beperkt verslag doen.
 
meer over het goede gesprek
terug naar de kennisbank